Reisekosten

Nie mehr Ärger mit Reisekosten

Bist du manchmal oder sogar häufig auf Dienstreisen? Benutzt du dafür dein privates Fahrzeug?

Dann hast du auf jeden Fall auch Unkosten, die dir erstattet werden sollten. Egal ob du lange oder kurze Strecken zurücklegst und gleichgültig, wie häufig du unterwegs bist, Kosten entstehen dir immer. Diese bekommst du nur zurück, wenn du sie ordentlich nachweisen kannst.

Erfasse deine Ausgaben zeitnah

Am besten schreibst du gleich nach jeder Reise genau auf, welche Kosten dir entstanden sind. Bei der Reisekostenabrechnung musst du nur das Reiseland, Startdatum und Zeit, sowie Rückkehrdatum und Zeit erfassen.
Sammele alle Belege wie Tankquittungen, Übernachtungen oder Reparatur-Rechnungen und ordne sie deinen Fahrten zu. Je eher du das erledigst, desto geringer ist die Gefahr, etwas zu vergessen oder zu übersehen. Du kannst deine Reisekostenabrechnung jederzeit machen, auch Monate später. Sie wird nicht an das Finanzamt weitergeleitet, sondern ist nur firmenintern für die Personalabteilung gedacht.

Lasse dir alle deine Ausgaben erstatten

Für die Reisekostenabrechnung gelten nicht die gleichen strengen Anforderungen wie für ein Fahrtenbuch. Sie muss weder lückenlos, noch zeitnah, chronologisch oder manipulationssicher sein. Außerdem kannst du auch später noch Fehler korrigieren, die dir auffallen. Also eigentlich alles kein Problem? Trotzdem passieren dabei immer wieder Fehler, die vermeidbar sind und bares Geld kosten. Wer Ausgaben vergisst, bekommt diese auch nicht erstattet. Das kannst du mit einem Fahrtenbuch vermeiden. Es unterstützt dich auch bei der Reisekostenabrechnung, weil du alle Daten übersichtlich und zentral sammelst und deine Ausgaben den jeweiligen Reisen problemlos zuordnen kannst.

Diese Vorteile hat das Fahrtenbuch bei der Erfassung von Reisekosten.

  • Mit dem Fahrtenbuch erfasst du deine Zeitangaben ganz genau.
  • Auch die Ortsangaben werden präzise festgehalten.
  • Deine gefahrenen Kilometer werden immer exakt notiert.
  • Deine Dienstreise wird chronologisch und zeitnah registriert.
  • Änderungen sind nicht mehr nötig, weil die Angaben vollständig sind.
  • Die Etappen der Reise werden lückenlos dokumentiert.

Gegenüberstellung von Fahrtenbuch und Reisekosten

FAHRTENBUCH REISEKOSTEN
Zeitangaben Exakt Ungefähr für jede Fahrt für den Reisetag bis 24 Uhr
Ortsangaben Exakt Reiseland für jede Fahrt(bei Reisen in mehrere Länder)
Kilometer Exakt Gesammelt für Reisetag oder die Gesamtreise
Personen Fahrer Reisender
Gründe Für jede Fahrt Formloser Reisebericht
Belege Nicht nötig Spesen und Übernachtung
Wann Zeitnah & chronologisch Irgentwann im Laufe des Jahres, wenn es passt
Wie Lückenlose Führung Keine Vorschrift
Änderbarkeit Nicht nachträglich möglich Jederzeit wenn z.B. Personalabteilung Fehler bemerkt
Erfasser Fahrer Reisender oder Assistent
Bearbeiter Fahrer Personalabteilung
Kontrolleur Finanzamt Personalabteilung

Diese Nachteile hat die manuelle Reisekostenabrechnung.

  • Die zeitlichen Angaben sind nur Schätzwerte und selten genau.
  • Die gefahrenen Kilometer werden oft im Nachhinein überschlagen und sind ungenau.
  • Die Dokumentation der Reise ist formlos und daher fehleranfällig.
  • Schnell werden Teile der Reisekosten vergessen oder übersehen.
  • Die Angaben können jederzeit noch verändert werden.
  • Spesen und Belege müssen archiviert und den einzelnen Reiseabschnitten zugeordnet werden.


Ein Fahrtenbuch kann auch für dich eine gute Lösung sein.

Vielleicht machst du deine Reisekostenabrechnung nur einmal im Monat, weil du nicht so viel unterwegs bist. Weißt du dann noch genau, an welchen Orten du dich aufgehalten hast oder wie viele Kilometer du zurückgelegt hast? Mit einem Fahrtenbuch ist es kein Problem, auch zurückliegende Dienstreisen noch ganz genau zu erfassen. Es ermöglicht dir, Reisekostenabrechnungen auch zu einem späteren Zeitpunkt möglichst exakt anzufertigen und dir dein Geld zurückzuholen.

Nutze die Vorteile eines Fahrtenbuches für deine Reisekosten

Wenn du also kein Geld verschenken willst, dann macht ein Fahrtenbuch für dich Sinn, auch wenn du einen Privatwagen fährst. Überzeuge dich davon und sieh dir dieses elektronische Fahrtenbuch einfach mal genauer an:

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