Reisekosten

Du hast einen privaten PKW und fährst mit diesem regelmäßig auf Dienstreisen? Das ist dann natürlich mit Ausgaben verbunden, die Du möglichst vollständig zurück bekommen willst. Dein privates finanzielles Interesse sollte also Motivation genug sein, um eine Reisekostenabrechnung möglichst zeitnah nach Beendigung der Dienstreise anzufertigen und an die Personalabteilung zu senden.

Für Dich wichtig sind die Unterschiede zwischen einem normalen Fahrtenbuch und einer Reisekostenabrechnung, was kein Problem ist, da die Reisekostenabrechnung weniger detailliert und somit einfacher ist.

Für das Fahrtenbuch gibt es rechtliche Anforderungen (chronologisch, lückenlos, zeitnah und manipulationssicher). Deine Reisekostenabrechnung kann aber auch Monate später und in irrelevanter Reihenfolge erfolgen. Auch Fehler können noch im Nachhinein korrigiert werden.

Die Reisekostenabrechnung wird nur firmenintern verarbeitet und nicht an das Finanzamt geschickt, was weniger Anforderungen zur Folge hat.

Gegenüberstellung von Fahrtenbuch und Reisekosten

	Fahrtenbuch	Reisekosten
Zeitangaben	Exakt	Ungefähr für jede Fahrt für den Reisetag bis 24 Uhr
Ortsangaben	Exakt	Reiseland für jede Fahrt (bei Reisen in mehrere Länder)
Kilometer	Exakt	Gesammelt für Reisetag oder die Gesamtreise
Personen	Fahrer	Reisender
Gründe	Für jede Fahrt	Formloser Reisebericht
Belege	Nicht nötig	Spesen und Übernachtung
Wann	Zeitnah & chronologisch	Irgendwann im Laufe des Jahres, wenn es passt
Wie	Lückenlose Führung	Keine Vorschrift
Änderbarkeit	Nicht nachträglich möglich	Jederzeit wenn z.B. Personalabteilung Fehler bemerkt
Erfasser	Fahrer	Reisender oder Assistent
Bearbeiter	Fahrer	Personalabteilung
Kontrolleur	Finanzamt	Personalabteilung

Vorlage einer Reisekostenabrechnung

Bei der Reisekostenabrechnung musst Du nur das Reiseland, Startdatum und Zeit, sowie Rückkehrdatum und Zeit erfassen. Außerdem solltest Du auch Hotelbelege etc. sammeln. Eine etappen-genaue Aufgliederung der gefahrenen Kilometer brauchst Du zum Glück nicht.

Dieses Prozedere kann dennoch erleichtert werden, wenn Du ein elektronisches Fahrtenbuch Tool verwendest, dass es Dir auch im Nachhinein rückwirkend erlaubt festzustellen, wann Du wo warst, wie viele Kilometer du unterwegs warst, wo Du Nachts gestoppt hast etc. Das ermöglicht es dir, Reisekostenabrechnungen auch zu einem späteren Zeitpunkt möglichst exakt anfertigen zu können und so Dein Geld zurück zu holen.

Nutze einfach unser Tool und spare damit richtig Zeit und Geld!

Mit caranea Projektekosten abrechen

Die meisten Menschen verbinden Fahrtenbücher mit dem Erstellen von nervigen Übersichten für Dienstwagen. Dabei kannst Du das auch für Deinen privaten PKW nutzen, wenn Du damit häufiger Dienstfahrten zu Projekten und unterschiedlichen Kunden absolvieren musst. Auch kannst Du so Deine geschäftliche Arbeiten nach Kunden kategorisieren. So kann Dein Arbeitgeber besser die Kosten zuordnen und Du kriegst Dein Geld meist schneller wieder.