Reisekosten

Du hast einen privaten PKW und fährst mit diesem regelmäßig auf Dienstreisen? Das ist dann natürlich mit Ausgaben verbunden, die Du möglichst vollständig zurück bekommen willst. Dein privates finanzielles Interesse sollte also Motivation genug sein, um eine Reisekostenabrechnung möglichst zeitnah nach Beendigung der Dienstreise anzufertigen und an die Personalabteilung zu senden.

Für Dich wichtig sind die Unterschiede zwischen einem normalen Fahrtenbuch und einer Reisekostenabrechnung, was kein Problem ist, da die Reisekostenabrechnung weniger detailliert und somit einfacher ist.

Für das Fahrtenbuch gibt es rechtliche Anforderungen (chronologisch, lückenlos, zeitnah und manipulationssicher). Deine Reisekostenabrechnung kann aber auch Monate später und in irrelevanter Reihenfolge erfolgen. Auch Fehler können noch im Nachhinein korrigiert werden.

Die Reisekostenabrechnung wird nur firmenintern verarbeitet und nicht an das Finanzamt geschickt, was weniger Anforderungen zur Folge hat.

Gegenüberstellung von Fahrtenbuch und Reisekosten

  Fahrtenbuch Reisekosten

Zeitangaben

Exakt

Ungefähr für jede Fahrt für den Reisetag bis 24 Uhr

Ortsangaben

Exakt

Reiseland für jede Fahrt (bei Reisen in mehrere Länder)

Kilometer

Exakt

Gesammelt für Reisetag oder die Gesamtreise

Personen

Fahrer

Reisender

Gründe

Für jede Fahrt

Formloser Reisebericht

Belege

Nicht nötig

Spesen und Übernachtung

Wann

Zeitnah & chronologisch

Irgendwann im Laufe des Jahres, wenn es passt

Wie

Lückenlose Führung

Keine Vorschrift

Änderbarkeit

Nicht nachträglich möglich

Jederzeit wenn z.B. Personalabteilung Fehler bemerkt

Erfasser

Fahrer

Reisender oder Assistent

Bearbeiter

Fahrer

Personalabteilung

Kontrolleur

Finanzamt

Personalabteilung

Vorlage einer Reisekostenabrechnung

Bei der Reisekostenabrechnung musst Du nur das Reiseland, Startdatum und Zeit, sowie Rückkehrdatum und Zeit erfassen. Außerdem solltest Du auch Hotelbelege etc. sammeln. Eine etappen-genaue Aufgliederung der gefahrenen Kilometer brauchst Du zum Glück nicht.

Dieses Prozedere kann dennoch erleichtert werden, wenn Du ein elektronisches Fahrtenbuch Tool verwendest, dass es Dir auch im Nachhinein rückwirkend erlaubt festzustellen, wann Du wo warst, wie viele Kilometer du unterwegs warst, wo Du Nachts gestoppt hast etc. Das ermöglicht es dir, Reisekostenabrechnungen auch zu einem späteren Zeitpunkt möglichst exakt anfertigen zu können und so Dein Geld zurück zu holen.

Nutze einfach unser Tool und spare damit richtig Zeit und Geld!

Reisekostenabrechnung
Reisekostenabrechnung

Mit caranea Projektekosten abrechen

Die meisten Menschen verbinden Fahrtenbücher mit dem Erstellen von nervigen Übersichten für Dienstwagen. Dabei kannst Du das auch für Deinen privaten PKW nutzen, wenn Du damit häufiger Dienstfahrten zu Projekten und unterschiedlichen Kunden absolvieren musst. Auch kannst Du so Deine geschäftliche Arbeiten nach Kunden kategorisieren. So kann Dein Arbeitgeber besser die Kosten zuordnen und Du kriegst Dein Geld meist schneller wieder.